OBJETIVO

Asegurar la excelencia del servicio, al tiempo que garantizar el cumplimiento del marco regulatorio relativo a la protección de datos personales de nuestros clientes, proveedores, colaboradores y todo tipo de partes interesadas.

ALCANCE

En cumplimiento del artículo 47, numeral 4 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (en adelante “LOPDP”), referente a la obligación de implementar políticas de protección de datos personales (y a la espera de las directrices de la Autoridad de Protección de Datos Personales, como lo establece el artículo 76, numeral 12 de la LOPDP), Geomil Group emite esta Política aplicable a la compañía y a todas las Bases de Datos y/o Documentación, sea esta física o digital, que contengan Datos Personales y sean objeto de tratamiento por parte de Geomil Group para determinar el modo de obtención, tratamiento, finalidades y posibles transferencias en relación a los datos personales de  clientes, agentes autorizados, corresponsales, trabajadores y postulantes, proveedores, y demás, con quienes Geomil Group tenga una relación que requiera un legítimo tratamiento de sus datos personales.

La descripción del tratamiento de datos personales incluye la finalidad de su utilización, los procedimientos de captura, almacenamiento, seguridad y conservación, a quién se los transmitimos, así como los canales para el efectivo y oportuno ejercicio de los derechos establecidos en el marco regulatorio vigente.

ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

Toda actualización de la Política de Privacidad será publicada oportunamente en este mismo enlace, en función de los cambios que se produzcan en nuestros procedimientos o en la normativa vigente. Las partes interesadas serán comunicadas a través del correo electrónico señalado en nuestros registros, así como a través de todos los medios que se encuentren razonablemente a nuestro alcance.

Con todo, se recomienda visitar nuestro enlace de Política de Privacidad periódicamente.

GLOSARIO

Para entender la presente política se deberán tomar en cuenta las siguientes definiciones:

• Anonimización: es el proceso mediante el cual se hace imposible identificar al titular de los datos personales, mediante la eliminación o alteración de información personal que permita su identificación.
• Autenticación de usuario y autorización: Es la información que se utiliza para verificar la identidad del cliente como usuario de nuestros sistemas y su acceso a datos específicos; por ejemplo, correo electrónico, password (clave).
• Base de datos: se entiende como el conjunto organizado de datos cualquiera sea su forma, soporte, procesamiento, almacenamiento o forma de creación.
• Características individuales: Es la información característica de la persona que nos permite establecer su identificación inequívoca; como, por ejemplo, su firma como prueba de entrega, datos recolectados en encuestas, conversaciones telefónicas, expedientes de reclamo, entre otros.
• Consentimiento: la manifestación de voluntad inequívoca, libre, informada y especifica del titular de los datos, por medio del cual se autoriza al responsable el tratamiento de sus datos personales.
• Datos contractuales: Significa la información establecida y acordada en los contratos, como ser, las partes contratantes.
• Datos de identificación: Es la información utilizada para la identificación del usuario, nombres completos, número de cédula de identidad o RUC, copia del documento de identidad, datos requeridos por la autoridad aduanera y otros entes de control, para el proceso de internación de los documentos y paquetes, o por la autoridad de control del sistema financiero para la trazabilidad de los giros y remesas desde y hacia el exterior nombres y apellidos completos o razón social, número de cédula de identidad o RUC y localidad de entrega.
• Datos del envío: Es toda la información requerida por la autoridad aduanera en origen y destino para asegurar el tránsito internacional y su entrega de conformidad con las categorías establecidas para el efecto en coordinación con el remitente o beneficiario de los documentos o paquetes.
• Datos del perfil: Se refiere a la información que se recolecta para conocer las preferencias de entrega y el historial de pedidos, paquetes y encomiendas.
• Datos financieros: Corresponde a la información utilizada para los procesos de facturación, financieros y de pago, por ejemplo, cuenta bancaria, datos de pago electrónico.
• Datos personales: cualquier información que haga a una persona natural identificada o identificable. Esto puede incluir información como nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, número de tarjeta de crédito, entre otros. Se debe entender como dato personal también a los datos biométricos -que pueden ser captados por video, huellas, etc.-, genéticos, crediticios, de salud, entre otros.
• Datos sensibles: son aquellos datos personales que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como la orientación sexual, afiliación política, religión, entre otros.
• Delegado de Protección de Datos Personales: es la persona encargada de informar al responsable y encargados del tratamiento de sus obligaciones; develar por el cumplimiento de la normativa relacionada con la protección de datos personales, y; de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales.
• Derecho ARCO: conjunto de derechos que tiene el titular, tales como Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición al tratamiento de sus datos personales.
• Encargado del tratamiento: la persona natural o jurídica, que realice el tratamiento de datos personales en nombre del responsable del tratamiento.
• Incidente que afecte la seguridad de los datos personales o filtración de datos personales: un incidente de seguridad contra los datos personales es cualquier evento o situación que comprometa la integridad, disponibilidad, confidencialidad o los derechos del titular de los datos personales.
• Portabilidad de datos: es el derecho que tiene el titular a recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso y lectura común.
• Pseudonimización: es el proceso mediante el cual se sustituye la información personal del titular por un identificador o alias, con el objetivo de proteger la privacidad del titular.
• Recolección: el proceso mediante el cual seobtienen los datos personales de una persona.
• Responsable del tratamiento: la persona natural o jurídica que decida sobre los fines y medios del tratamiento de datos personales.
• Seguridad de los datos personales: las medidas adoptadas para proteger los datos personales contra pérdida, robo, uso indebido, acceso no autorizado, modificación o destrucción.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Transferencia o comunicación: el proceso mediante el cual se comparten los datos personales con una tercera parte, distintos del titular, responsable o encargado.
• Tratamiento de datos: toda operación o conjunto de operaciones realizadas sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, divulgación, transferencia y eliminación.

POLÍTICA

• Datos del responsable y/o encargado del tratamiento

• Principios del tratamiento

La presente política se basa en los principios básicos de la protección de datos personales en el Ecuador conforme lo establece la Constitución de la República, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y demás normas conexas. Geomil Group se obliga a aplicar los siguientes principios:

1. Juridicidad: los datos personales serán tratados con estricto apego y cumplimiento a los principios, derechos y obligaciones establecidas en la Constitución, los instrumentos internacionales, la LOPDP, su Reglamento cuando se emita, la presente Política y además normativa y jurisprudencia aplicable.
2. Lealtad: el tratamiento de datos personales se realizará de modo leal y nunca podrán ser tratados a través de medios o para fines, ilícitos o desleales.

• Transparencia: el tratamiento de los datos personales será de modo transparente por lo que toda información o comunicación relativa a este tratamiento será accesible y fácil de entender y utilizará un lenguaje sencillo y claro.

1. Finalidad: las finalidades del tratamiento serán determinadas, explícitas, legítimas y comunicadas al titular.
2. Pertinencia y minimización de datos personales: los datos personales deberán ser pertinentes y estar limitados a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento.
3. Proporcionalidad del tratamiento: el tratamiento debe ser adecuado, necesario, oportuno, relevante y no excesivo con relación a las finalidades.

• Confidencialidad: el tratamiento de datos personales se realizará de modo confidencial.
• Calidad y exactitud: los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Geomil Group serán exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros; y, de ser el caso, debidamente actualizados; de tal forma que no se altere su veracidad en la medida que las medidas técnicas y organizativas lo permitan.

1. Conservación: los datos personales serán conservados durante un tiempo no mayor al necesario para cumplir con la finalidad de su tratamiento o por mandato legal. Geomil Group establecerá plazos y procedimientos para la supresión o eliminación conforme a lo determinado en la LOPDP.
2. Seguridad de datos personales: Geomil Group realizará todas las actividades necesarias para implementar las medidas de seguridad adecuadas, sean estas organizativas, técnicas o de cualquier otra índole, para proteger los datos personales, frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad, atendiendo a la naturaleza de los datos de carácter personal, al ámbito y el contexto.
3. Responsabilidad proactiva y demostrada: Geomil Group implementará mecanismos para la protección de datos personales cumpliendo los principios, derechos y obligaciones establecidos en la LOPDP, para lo cual estará a las mejores prácticas de la materia y buscando la eficiencia en sus medidas adoptadas.

• Finalidad del tratamiento de los datos personales

Los datos personales que recolecta Geomil Group tienen como finalidad primordial la prestación de los servicios de logística nacional e internacional, así como el servicio de remesas a sus clientes.

La recolección de datos se la realiza a través de los distintos procesos que conforman la cadena de valor de la compañía y se establecen en cada contrato o documento que soporte la entrega de dichos datos.

Estos fines serán debidamente informados a los titulares y se verificará en todos los casos el cumplimiento de la normativa relacionada. Las finalidades del tratamiento de datos serán distintas dependiendo de la relación entre Geomil Group y el Titular; y podrán, entre otros pero sin limitarse, a ser los siguientes:

• procesos de recepción de documentos, paquetería y órdenes de pago o de cobro;
• transmitir los datos requeridos por los entes de control tanto nacionales como internacionales en materia aduanera, control antinarcóticos, la información que sea requerida; sea directamente o a través de nuestros corresponsales y o proveedores contratados para tal efecto.
• gestión de la relación de prestación de servicios postales y servicios de remesas;
• seguridad de los titulares y las instalaciones;
• cumplimiento de la normativa específica en materia postal y servicios de remesas;
• el cuidado de la salud física y mental de los trabajadores;
• procesos de marketing, mailing y comunicaciones con los clientes;
• proceso de captación de nuevos clientes;
• reportar a las autoridades competentes en materia de servicios postales y servicios de remesas
• esta lista no se limita a los fines mencionados y dependerá de cada relación entre los distintos Titulares de los datos personales y Geomil Group. Los titulares nunca serán objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas y Geomil Group se compromete a tratar sus datos con estricto cumplimiento de la LOPDP y demás normas vinculantes.

4. Tratamiento

El tratamiento que se le da a los datos personales en el marco de esta política incluye pero no se limita a: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales. Las actividades de tratamiento se harán de conformidad a los fines específicos para los cuales fueron obtenidos dichos datos personales y nunca podrán ser utilizados para otros de manera unilateral.

5. Fundamento legal para la recolección de datos

GEOMIL GROUP utiliza sus datos personales únicamente para fines específicos cuando existe el fundamento jurídico para hacerlo. Por ejemplo, en los siguientes casos:

5.1. Para la suscripción de contratos con proveedores, agentes, corresponsales, colaboradores, entre otros.

5.2. Para cumplir con una obligación legal.

5.3. Para la protección de los legítimos intereses y derechos de nuestras partes interesadas.

5.4. Para proyectos de mejora de nuestros servicios.

5.5. Para fines de control y cumplimiento de las restricciones y requisitos establecidos en el marco legal vigente.

5.6. Para obtener el consentimiento, el cual puede ser revocado en cualquier momento.

6. Transferencia

Las transferencias de Datos Personales que realice Geomil Group serán únicamente para cumplir las finalidades específicas para las cuales el titular otorgó su consentimiento como lo establece el artículo 33 de la LOPDP o requiera para el perfeccionamiento de la relación contractual, y aquellas requeridas por mandato legal.

En caso de requerirlo y contar con el consentimiento del titular, Geomil Group transferirá a terceros únicamente la información necesaria para el cumplimiento de las finalidades, garantizando un nivel de protección adecuado a los datos personales. Además, incluirá las cláusulas en los instrumentos legales a suscribir con dichos terceros para garantizar un nivel adecuado de protección de los datos personales a transferir.

7. Derechos de los titulares

Geomil Group garantiza el cumplimiento de los derechos de los titulares de datos personales en la LOPDP, para ello mantiene procedimientos internos adecuados para la recepción, análisis y resolución de los requerimientos de los titulares, así como un permanente control que permita verificar el cumplimiento de sus derechos, en relación con los Derechos de Acceso, Rectificación y Actualización, Eliminación, Oposición y Portabilidad, para ello se tomarán en cuenta las siguientes estipulaciones:

1. Derecho de Acceso: el o los titulares de datos personales, o sus representantes legales, cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de Geomil Group tienen derecho a conocer y a obtener, gratuitamente todos sus datos personales y los detalles del tratamiento de dichos datos, sin necesidad de presentar justificación alguna. La compañía pone a su disposición el “Formulario para el ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO)” y garantiza que una vez recibido dicho formulario será atendido dentro del plazo de quince (15) días.
2. Derecho de rectificación y actualización: el o los titulares de datos personales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de Geomil Group, o sus representantes legales, tienen derecho a la rectificación y actualización de sus datos personales inexactos o incompletos. Para el ejercicio de este derecho, la compañía pone a su disposición el “Formulario para el ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO)”, que contiene un campo donde el o los titulares deberán presentar los justificativos de su solicitud. La Universidad garantiza una respuesta dentro en un plazo de quince(15) días.

• Derecho de eliminación: los datos personales podrán ser eliminados, apetición del titular o titulares en los casos establecidos en la LOPDP, para ello la compañía pone a disposición de los titulares el “Formulario para el ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO)” y garantiza una respuesta a estas solicitudes en el plazo de quince (15) días de recibida la solicitud por parte del titular.

1. Derecho de oposición: el o los titulares de datos personales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de Geomil Group tienen derecho a oponerse al tratamiento de sus datos en los casos establecidos en la LOPDP, para ello la compañía pone a disposición de los titulares el “Formulario para el ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO)” y garantiza una respuesta a estas solicitudes en el plazo de quince (15) días de recibida la solicitud por parte del titular.
2. Derecho de portabilidad: el o los titulares de datos personales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la Universidad tienen derecho a recibir sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, preservando sus características; o, mediante expresa solicitud del titular, a transferir a otro nuevo responsable del tratamiento de datos cuando fuera técnicamente posible, siempre y cuando se cumpla una de las condiciones establecidas en la Ley. Para ello, Geomil Group pone a disposición de los titulares el Formulario de solicitud del Derecho a la Portabilidad.
3. Notificación en caso de vulneración a la seguridad de la información:

Geomil Group implementará todas las medidas técnicas, organizativas y de cualquier otra índole para minimizar los riesgos, amenazas y vulnerabilidades; será especialmente diligente en el mantenimiento de la seguridad de su información y controlará que tenga un nivel adecuado de protección. En el caso de que la compañía detecte una vulneración a la seguridad de su información que pueda conllevar un riesgo a los derechos fundamentales y libertades individuales de los titulares, activará el protocolo establecido previamente para el efecto y realizará una notificación a cada uno de los titulares y a las autoridades de control correspondientes, considerando lo establecido en el artículo 46 de la LOPDP.

15. Medidas de seguridad

Geomil Group, en cumplimiento del principio de seguridad de datos personales y de los artículos 37, 39, 40 y 41 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, relativos a la seguridad de los datos personales, ha implementado e implementará todas las medidas técnicas, organizativas e informáticas para proteger los Datos Personales que recolecta y trata, según un análisis de riesgos, amenazas y vulnerabilidades.

Se realizarán las evaluaciones de impacto sobre el tratamiento e implementarán medidas de seguridad desde el diseño y por defecto, y se solicitará que los proveedores que traten datos personales a manera de encargados mantengan un nivel óptimo y adecuado de la seguridad de la información.

16. Política de videovigilancia:

En adición a la presente política y de modo complementario, Geomil Group, en estricto cumplimiento de la LOPDP y las buenas prácticas en materia de protección de datos personales, tiene una política de videovigilancia para que todos los clientes, trabajadores y visitantes de las instalaciones tengan conocimiento de cómo serán tratados sus datos personales recolectados por el sistema de videovigilancia con la finalidad de seguridad. La política establece el modo de la gestión del Circuito Cerrado de Televisión (CCTV) en sus instalaciones en relación con la protección de datos personales. Para más información sobre la política pueden acceder a ella a través del siguiente enlace:

……….

RESPONSABLES DE LA POLÍTICA

Geomil Group encargará el tratamiento de los datos personales a sus trabajadores directos, así como a proveedores externos únicamente para los fines para los cuales fueron consentidos dichos datos y con las limitaciones y estipulaciones que mande la Ley y la normativa vigente vinculante en la materia.

Todos los encargados del tratamiento de datos personales suscribirán acuerdos de confidencialidad y serán directamente responsables por las actividades de tratamiento a título individual, por lo que deberán garantizar un nivel de protección adecuado al tratamiento de los datos, considerando su naturaleza, volumen, posibles riesgos, amenazas y vulnerabilidades. La compañía tiene la potestad sancionatoria en caso de verificar un incumplimiento y, de ser el caso, informará a las autoridades civiles, administrativas y penales para la investigación correspondiente.

En caso de que el incumplimiento sea de un trabajador de Geomil Group, se aplicarán las sanciones internas, civiles y laborales respectivas, en concordancia con lo estipulado en el REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LA COMPAÑÍA “GEOMIL GEORGE MILENI S. A.”

Una vez terminado el tratamiento de los datos para el que se obtuvo consentimiento, los encargados tienen la obligación de eliminar los datos que tengan en su posesión, sean físicos o digitales, sin excepción alguna.

ROL DEL ÁREA DE SISTEMAS EN LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El área de sistemas es un agente interno de la organización, que, en conjunto con el responsable del tratamiento, establece las medidas para un tratamiento adecuado de datos personales y la seguridad de la información.

En particular sus obligaciones para con la protección de datos personales son:

1. Establecer medidas de seguridad desde el diseño: Esto debe entenderse como la obligación de considerar desde las primeras fases en que se recogen los datos y se diseña su tratamiento, los riesgos que podrían tener los derechos de los titulares, para tomar medidas de cualquier índole para garantizar su protección.
2. Establecer medidas de seguridad por defecto: Esto debe entenderse como la incorporación de medidas técnicas y administrativas, para que, los Datos Personales que se traten, lo sean solo para cumplir con los fines de su tratamiento.

iii. Analizar los riesgos y vulnerabilidades tecnológicas y los impactos y medidas de seguridad que los distintos sistemas pudieran tener.

1. Establecer medidas de seguridad de los Datos Personales y supervisar que sean aplicadas.
2. Cooperar con el Delegado de Protección de Datos Personales en lo que sea pertinente en el ámbito de sus competencias.
3. Implementar técnicas que eliminen o pongan seudónimos o hagan anónimos los datos.

Para el cumplimiento de estas obligaciones, el responsable del área de sistemas realizará el análisis de la gestión de riesgos de los datos personales y mediante el cual se identifiquen y valoren los riesgos inherentes; y presentará un Plan de Gestión de Riesgos de Datos Personales para garantizar un adecuado tratamiento con niveles razonables de control de los riesgos; así como el Procedimiento para el manejo de incidentes de seguridad de datos personales; a fines de cumplir con lo establecido en la normativa vigente.

VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

En virtud del artículo 76 de la LOPDP esta política se aprueba con la suscripción de los responsables y se actualizará una vez que la Autoridad de Protección de Datos emita las directrices para el diseño y contenido de la política de tratamiento de datos personales.

Anexo 1: Formulario ARCO

Anexo 2:  Formulario de solicitud de derecho a la portabilidad